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¿Qué tienes que saber al elegir un proveedor de Firma Electrónica?

Autor Luis César | AbSign by Evicertia | Latam

Micro, pequeñas y medianas empresas, grandes grupos corporativos e Instituciones de Gobierno aprovechan los beneficios de la TRANSFORMACIÓN DIGITAL y van migrando gradualmente la gestión de su operación de documentos en papel, a un formato digital con la implementación de PLATAFORMAS DE FIRMA ELECTRÓNICA.

A continuación te compartiré algunas recomendaciones a considerar para elegir un prestador confiable de servicios de Firma Electrónica Avanzada:
CERTIFICADO COMO PSC - PRESTADOR DE SERVICIOS DE CONFIANZA

Elige un proveedor que esté certificado como PSC (Prestador de Servicios de Certificación). Esto te permitirá acreditar legalmente ante cualquier tercero o autoridad el mayor nivel de seguridad jurídica.


LA PLATAFORMA DE FIRMA ELECTRÓNICA

De preferencia, asegúrate de que la plataforma que utilizarás sea SaaS (Software as a Service), que sea fácil de usar, flexible y escalable. Hoy en día el mundo digital cambia con mucha velocidad y tus necesidades de hoy pueden modificarse mañana.


LA INTEGRACIÓN CON TUS SISTEMAS

Verifica que esa integración sea sencilla, rápida de implementar y sin costo para ti. Todo esto ayudará a que la adopción de la plataforma tecnológica de firma electrónica avanzada sea más ágil, más sencilla y que la experiencia de los usuarios sea la mejor posible.


TIPOS DE FIRMA ELECTRÓNICA Y SUS NIVELES DE CERTIFICACIONES

Asegúrate que la plataforma de firma electrónica que vas a contratar, te permita utilizar los distintos tipos de firma electrónica que existen y te ofrezca certificaciones con diferentes niveles de legalidad según tus necesidades.


CERTIFICACION eIDAS

Que cumpla y esté certificado en eIDAS (electronic IDentification Authentication and trust Services), el Reglamento de Identificación Digital para la Unión Europea, una de las más estrictas. Esto te asegura en los procesos la existencia de un Tercero de Confianza, también llamado Prestador de Servicios de Confianza, es decir un Auditor Independiente Certificado, que con base en estrictos protocolos, normas y estándares de seguridad internacionales de protección y seguridad jurídica y tecnológica.


CERTIFICACIÓN ISO27001 y GDPR

Elige un PSC cuya plataforma esté certificada en ISO 27001, de tal forma que te permita firmar y enviar documentos electrónicos, notificaciones fehacientes, correos electrónicos certificados, mensajes de WhatsApp y Telegram certificados con la mayor protección y seguridad tecnológica, asegurando la integridad de tus datos, autenticar digitalmente o biométricamente a una persona a distancia y geolocalizarla cumpliendo la ley GDPR.

SELLO o MARCA DE TIEMPO

Asegúrate de que todos los elementos periciales necesarios sean generados en tiempo real , estén sellados en el tiempo con horario UTC (Universal Time Coordinated)normalizado internacionalmente. Que las certificaciones que genere contenga: número de serie, autoridad certificadora que lo emitió, algoritmo de firma (hash criptográfico), vigencia, nombre del titular del certificado digital, Clave Única del Registro de Población (CURP) del titular del certificado digital, Clave Pública.

DESCARGA Y LIBRE DISPOSICIÓN DE LOS CERTIFICADOS GENERADOS

Asegúrate que los certificados de cada uno de los envío que proceses a través de la plataforma de Firma Electrónica estén a disposición de los involucrados en cada proceso desde el minuto cero y puedas descargarlo cuando quieras, sin que esto genere un coste extra para tu empresa.

FUNCIONALIDADES DE LA PLATAFORMA

Revisa que la plataforma de firma electrónica que vas a contratar sea multiidioma, multiplataforma, multidispositivo.

Confirma la trazabilidad de documentos electrónicos, que en todo momento sepas qué está pasando con el contrato que has enviado, si ha llegado, si ha sido leído, aceptado, rechazado, si expiró el tiempo de espera que has configurado , el número de firmantes y revisores que puedes incluir en un proceso, la cantidad de documentos y anexos que puedes incluir en un envío.

HISTORIAL LEGAL DEL PSC

Verifica los antecedentes de los conflictos legales que el PSC que vas a contratar ha tenido que enfrentar y cuál ha sido el resultado final de éstos, eso te dará una idea de la seguridad jurídica y tecnológica de la plataforma que estás evaluando.

SERVICIOS REQUERIBLES

Revisa que el PSC que vas a seleccionar te ofrezca, sin costo adicional, un SEGURO ADECUADO DE RESPONSABILIDAD CIVIL Y ASISTENCIA LEGAL.

Procura elegir un PSC que no te condicione por contrato en ningún momento a cumplir plazos forzosos y te dé la libertad de usar su plataforma mientras sea conveniente a tus intereses.

ATENCIÓN AL CLIENTE Y SOPORTE

Verifica la experiencia de usuario que han tenido los principales clientes del PSC que estás evaluando, que sean de un giro similar al de tu organización y confirma que la ATENCIÓN y el SOPORTE TÉCNICO que ofrece sea de primer nivel y te atiendan donde quiera que estés, las 24 horas del día, los 365 días del año.

RESPONSABILIDAD SOCIAL

De preferencia, procura elegir un PSC con programas de RESPONSABILIDAD SOCIAL y CUIDADO AL MEDIO AMBIENTE, una organización que destine fondos para asegurar a las nuevas generaciones, recibir un planeta mejor que como nosotros lo recibimos.

Espero que esta sencilla guía te sea útil en el momento que tú o tu organización consideren migrar de la gestión de documentos en papel a la gestión de documentos, notificaciones fehacientes, datos, firmas y envíos en un formato electrónico.

Aprovecha las tecnologías que ofrece la TRANSFORMACIÓN DIGITAL, AHORRA TIEMPO, DINERO Y ESFUERZO, has tu OPERACIÓN MÁS SEGURA, MÁS CONFIABLE, MÁS SENCILLA, MÁS RÁPIDA y MUCHO MEJOR, CUIDA EL MEDIO AMBIENTE migrando a un formato digital con una PLATAFORMA DE FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA